Digital ist nicht genug
Die Sommermonate werden in vielen Unternehmen für Archivierungstätigkeiten genutzt. Folgende Aufbewahrungspflichten sind zu beachten:
- 7 Jahre für Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen
- 10 Jahre für Unterlagen in Zusammenhang mit Covid-Unterstützungen
- 22 Jahre für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken
Belege auf einem Server, einer externen Festplatte oder einem USB-Stick zu sichern, ist zu wenig und reicht im Falle einer Betriebsprüfung nicht aus (Begründung: Dokument ist im Nachhinein veränderbar, kann gelöscht oder bearbeitet werden - Nachweis-Widrigkeiten werden mit hohen Geldstrafen bis 5.000 Euro festgesetzt). Für die digitale Archivierung sind einmalig beschreibbare Datenträger (WORM), festplattenbasierte Archivierungssoftware- oder revisionssichere Archivierungs-Cloudlösungen zu verwenden.
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